Z A R Z Ą D Z E N I E   Nr  22

z dnia 31 grudnia 1999 r.

 

 

w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych

                      w Centrum Edukacji Nauczycieli w Koszalinie

 

Na podstawie § 18 ust. 1 uchwały Nr 57 Rady Ministrów z dnia 23 maja 1983r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej (M.P. Nr 22, poz. 124), § 4 ust. 1 pkt. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. Nr 40, poz. 174) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 01 sierpnia 1995r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz.U. M. F. Nr 14, poz. 60)

 

 

§  1

 

Wprowadzam w życie instrukcję kontroli wewnętrznej stanowiącą załącznik Nr 1 i obiegu dowodów finansowo – księgowych stanowiący załącznik Nr 2 w Centrum Edukacji Nauczycieli w Koszalinie do niniejszego zarządzenia.

 

§  2

 

Zobowiązuję kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych do zapoznania się  z treścią instrukcji wszystkich podległych pracowników.

 

§  3

 

Za prawidłowe przestrzeganie instrukcji odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy.

 

§  4

 

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01.01.2000 r.

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                  Załącznik Nr 1

                                                                                                                                             do zarządzenia Nr 22

                                                                                                                                             z dnia 31.12.1999 r.                                                            

                                                                                             

I  N  S  T  R  U  K  C  J  A

 

kontroli    wewnętrznej   i   obiegu    dowodów     finansowo   –   księgowych w  Centrum Edukacji Nauczycieli

 

 

I. UWAGI WSTĘPNE

 

1.        Niniejsza instrukcja opracowana została w oparciu o przepisy prawne wykazane w załączniku w końcowej części instrukcji.

2.        Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień instrukcji zapewnia prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej oraz własną ochronę mienia społecznego.

3.        Postanowienia zawarte w instrukcji dotyczą kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych oraz wszystkich pracowników wykonujących zadania określone w zakresach czynności.

4.        Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za które w stosunku do osób winnych będą wyciągnięte wnioski służbowe i dyscyplinarne przewidziane w Ustawie „KODEKS  PRACY”.

5.        Pracownicy odpowiedzialni za skuteczne sprawowanie kontroli wewnętrznej, w wyniku której zaniechają dochodzenia roszczeń od osób winnych ponoszą również odpowiedzialność w drodze regresu w przypadku dopuszczenia do przedstawienia wszelkich należności i roszczeń (odsetki za zwłokę).

6.        Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych zobowiązani są do zapoznania wszystkich pracowników z postanowieniami niniejszej instrukcji oraz odpowiedzialni są za jej przestrzeganie w zakresie powierzonych im obowiązków służbowych.

7.        Obieg dowodów finansowo – księgowych wprowadzonych na podstawie przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowo – księgowej .

 

II. ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

 

1.        Kontrola wewnętrzna ma na celu:

a)       badanie zgodności [B1] każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi,

b)       badanie efektywności działania i realizacji zadań,

c)       badanie realizacji procesów gospodarczych i innych rozwojów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań,

d)       ujawnianie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ewentualnych nadużyć,

e)       ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie,

f)        wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości.

 

Badania i oceny należy dokonywać w zakresie celowości, gospodarności i legalności działania oraz sprawności organizacji pracy.

 

2.        Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest dyrektor placówki mgr inż. Jerzy Kotlęga. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiedzialny jest również za należyte wykorzystanie wyników kontroli.

 

3.        Czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień wykonują także urzędy: inspektorzy Urzędu Marszałkowskiego , główny księgowy jak również pracownicy zobowiązani do wykonywania kontroli. Zakres kontroli wewnętrznej wykonywanej przez pracowników określony jest w zakresie czynności.   

 

     Kontrola wewnętrzna sprawowana jest w postaci:

 

a)       kontroli wstępnej, mającej na celu zapobiegania niepożądanych lub 

nielegalnym działaniom. Kontrola wstępna obejmuje w szczególności

badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów

powodujących powstanie zobowiązań. 

b)  kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich 

wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo:

bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników

majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą,

zniszczeniem, uszkodzeniem itp. ,

     c)  kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów

odzwierciedlających czynności już dokonane.

 

4.        W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej, kontrolujący zobowiązany jest: 

a)       zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom,  osobom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,

b)       odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie dyrektora o tym fakcie: w sprawie dalszego postępowania decyzję podejmuje dyrektor.

c)       Wystąpić do sądu z powództwem cywilnym o naprawienie szkody majątkowej, przeciwko osobom bezpośrednio winnym.

 

5.        W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli, osoba odpowiedzialna za kontrolę danego odcinka pracy jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić

     bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki   zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości .

 

6.        W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym kierownika jednostki, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa.

 

W każdym wypadku ujawnienia czynu, o którym mowa wyżej dyrektor po niezwłocznym zawiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw, obowiązany jest:

 

a)       ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

b)       zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków,

c)       wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania konsekwencji służbowych,

d)       przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobiegania w przyszłości powstawaniu podobnych zaniedbań,

e)       wystąpić do sądu z powództwem cywilnym o naprawienie szkody majątkowej, przeciwko osobom bezpośrednio winnym powstawania tej szkody, oraz przeciwko osobom winnym zaniechania sprawowania skutecznej kontroli wewnętrznej.   

 

 

 

 

                                                                                                                  Załącznik Nr 2

                                                                                                                                             do zarządzenia Nr 22

                                                                                                         z dnia 31.12.1999 r.

 

 

 

 

 

Z  A  K  R  E  S      I  N  S  T  R  U  K  C  J  I

 

 

 

I.                     Gospodarka  kasowa i drukami ścisłego zarachowania

 

II.                   Gospodarka środkami rzeczowymi

 

III.                 Instrukcja  inwentaryzacyjna

 

IV .      Dokumentacja remontowa

 

 

I. Gospodarka pieniężna i drukami ścisłego zarachowania

 

   I.I  Gospodarka pieniężna

 

1.        Wszelkie decyzje związane z wykonaniem dyspozycji pieniężnych winny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego występowanie obrotu gotówkowego winno być ograniczone do niezbędnego minimum, może dotyczyć tylko wydatków bieżących.

    Gotówkę oraz druki ścisłego zarachowania należy przechowywać w kasie 

    ogniotrwałej lub szafach metalowych, które po zakończeniu pracy kasjer  

    zamyka na klucz. Klucze od kasy przechowuje kasjer. Pomieszczenie,

    w którym znajduje się kasa powinno być należycie zabezpieczone.

    Operacji kasowych dokonuje pracownik wyznaczony przez dyrektora. 

    Obowiązków tych nie wolno powierzać głównemu księgowemu oraz 

    osobom, które złożyły wzory podpisów w banku.

 

2.        Kasjer

 

    Przyjęcie – przekazanie kasy następuje tylko protokolarnie w obecności  

    głównego księgowego lub osoby wyznaczonej.

    Kasjer w dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej składa

    deklarację odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomość

    przepisów w zakresie dokonywanych operacji kasowych transportu

    gotówki i znajomości przepisów w tym względzie obowiązujących. 

    Kasjer posiada wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką

    i zatwierdzania dowodów kasowych i wzory ich podpisów.

 

   Do obowiązków kasjera należy:

 

·         właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki i innych walorów,

·         dokonywanie operacji gotówkowych(wypłat i przyjmowanie wpłat) na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych podpisanych przez uprawnione osoby pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty,

·         dokonywanie wypłat gotówkowych jedynie ze środków podjętych z rachunków bankowych na określone potrzeby lub wydatki bieżące,

·         odprowadzenie przyjętych sum do banku w dniu ich pobrania, a najdalej w następnym dniu,

·         niezwłoczne zawiadomienie dyrektora i głównego księgowego o brakach gotówkowych oraz ewentualnych włamaniach do kasy

 

 

W powierzonym zakresie pełnienia obowiązków kasjer ponosi odpowiedzialność materialną za:

 

·         nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej,

·         dokonywanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonych na właściwych dowodach rozchodowych,

·         nienależyte zabezpieczenie i przechowywanie gotówki,

·         wypłacenie gotówki na podstawie nie zatwierdzonych dowodów do wypłaty.

 

            Służba finansowo – księgowa w Centrum Edukacji Nauczycieli

      posiada :

·         niezbędny zapis gotówki na bieżące wydatki (pogotowie kasowe w kwocie ustalanej odrębnym pismem dnia 02 stycznia każdego roku ze wskazaniem paragrafu budżetowego z którego jest pobrane),   

·         gotówkę podjętą o z rachunku bankowego na pokrycie rodzajowo określonych wydatków,

 

        Pogotowie kasowe w miarę wykorzystania jest uzupełniane do ustalonej wysokości.  Znajdująca się w kasie na koniec dnia nadwyżka gotówki ponad kwotę pogotowia kasowego winna być odprowadzana na rachunek bankowy. Nie należy dokonywać wypłat gotówkowych z bieżących wpłat własnych do kasy.

 

3.        Dowody kasowe

 

      Wszelkie obroty gotówkowe winny być udokumentowane następującymi

      dowodami kasowymi:

·         wpłaty gotówkowe – własnymi przychodowymi dowodami kasowymi którymi są kwitariusze przychodowe,

·         wypłaty gotówkowe – rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe,

 

     Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach. Pierwsza kopia przeznaczona jest dla wpłacającego, a oryginał i druga kopia dla księgowości. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe podpisane są przez osoby upoważnione do zlecenia wypłat lub wpłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki wyrażonych cyframi lub słownie.

 

 Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnie wystawionych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych i wystawienie nowych prawidłowych dowodów.

Wpłaty do kasy należy przyjmować wyłącznie na podstawie kwitariuszy przychodowych K – 104.

Liczba formularzy w każdym bloczku powinna być poświadczona przez pracownika księgowości. Na okładce bloczku należy odnotować:

-          numer kolejny bloku formularzy

-          numer kart bloku formularzy „od nr ........... do nr ...............”

-          okres, w którym korzystano z bloku formularzy „od dnia........ do dnia.........”

Kwestionariusze przychodowe mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która umożliwia kontrolę przychodu i rozchodu oraz stan bloków formularzy.

Wypłat gotówki z kasy może nastąpić na podstawie:

-          rachunków, faktur

-          list wypłat

-          wniosków o zaliczkę

-          rozliczenie zaliczki

-          rozliczenie delegacji służbowych

Dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym osoby upoważnione do dokonania tych czynności na dowodach kasowych zamieszczają swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty dyrektor, gł. księgowy składając swoje podpisy pod klauzulą zatwierdzającą do wypłaty. Na dowodzie wypłat gotówki odbiorca kwituje odbiór w sposób trwały atramentem lub długopisem podając cyfrowo i słownie kwotę, datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe należy oznaczyć przez podanie na nich daty, numeru pozycji raportu kasowego, w którym nim objęte wypłat zostały zaewidencjonowane.

Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki dokonywanych w danym dniu należy w tym dniu wpisać do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera, który prowadzi raporty kasowe znormalizowane „Raport kasowy” RK. Wypłaty z zestawień list płac należy zapisywać w kwocie równej sumie „ogółem wypłat”. Gotówka w kasie na wypłatę z list płac w okresie nie przekraczającym 7 dni traktowana jest jako depozyt. Dowody kasowe wpłat i wypłat należy ujmować w raporcie zbiorczo na podstawie wpłat, poleceń księgowania i wypłat – zestawienie rachunków.

Po sporządzeniu raportu kasowego za okres ustalony przez głównego księgowego kasjer podpisuje raport i przekazuje jako oryginał wraz z dowodami kasowymi głównemu księgowemu. Rozchód gotówki w kasie nie

 

 udokumentowanego rozchodami dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy, obciąża kasjera.

 Dopuszcza się sporządzanie raportów kasowych zbiorczo za okresy    kilku,          kilkunastodniowe, nie dłuższe jednak niż 30 dni.

 

4.        Ochrona wartości pieniężnych

 

       Wartości pieniężne powinny być przechowywane w warunkach

    zapewniających należytą ochronę. Służba Finansowo-Księgowa 

    posiada kasę metalową, w której można przechowywać zapas wartości       

    wartości pieniężnych. Okna pomieszczenia w którym znajduje się kasa

    są okratowane.

 

    Budynek strzeżony przez dozorcę.

 

5.        Transport wartości pieniężnych

 

    Transport wartości pieniężnych w kwocie przekraczającej 1,5 j.o. podlega

    ochronie przez uzbrojony konwój. Kasjerowi transportującemu wartości

    pieniężne co najmniej  1,5-5,0 j.o. przydziela się uzbrojonego konwojenta.

    Transport wartości pieniężnych w kwocie nieprzekraczającej 0,5 j.o. mogą 

    być ochraniane wyłącznie przez osobę transportującą wartość. Transporty

    wartości pieniężnych w kwocie od 0,5 – 1,0 j.o. podlegają ochronie przez

    osobę nieuzbrojoną (nie zależnie od osoby transportującej).

    Wartości pieniężne w wysokości od 5 – 15 j.o. wymagają ochrony dwóch

    uzbrojonych konwojentów.

 

    X/ j.o. – jednostka użyta do określenia limitu przechowywania i transportu

                  wartości pieniężnych wynoszącą 120 krotność przeciętnego

                  wynagrodzenia miesięcznego.

 

 

I.II  Gospodarka drukami ścisłego zarachowania

 

Gospodarka drukami ścisłego zarachowania winny być objęte druki, które podlegają kontroli ilościowej a w szczególności:

·         czeki gotówkowe i rozrachunkowe,

·         kwitariusze przychodowe,

·         arkusze spisu z natury w chwili ich ponumerowania, wpisania de ewidencji i wydania  przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjne,

·         druki świadectw,

·         bloki dowodów „ magazyn przyjmie i ‘ magazyn wyda”,

 

                                                                     

Druki   ścisłego  zarachowania  należy przechowywać pod zamknięciem w szafie, kasetach należycie zabezpieczonych pod odpowiedzialnością odpowiedzialnych pracowników. Ewidencję w/w druków należy prowadzić bieżąco w księdze druków ścisłego zarachowania. Ewidencję prowadzą pracownicy, którym powierzono druki.

     Księgę druków należy ponumerować, przesznurować oraz parafować i wraz 

     z drukami i rozchodami stanowiącymi podstawę wpisu przechowywać pod

     zamknięciem.

     Przyjęcie druków ścisłego zarachowania dokonuje protokolarnie komisja powołana przez dyrektora. Wydanie druków ścisłego zarachowania dokonuje odpowiedzialna osoba na zlecenie dyrektora lub osoby upoważnione.

W razie zgubienia lub kradzieży książeczki czeków gotówkowych lub rozrachunkowych należy zawiadomić właściwy oddział banku. Blankiety czeków gotówkowych przechowuje w kasie kasjer, który ponosi całkowitą odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.

 

Sposób sporządzania dowodów kasowych.

 

Dowody przychodowe

 

1.        kwestionariusz przychodowy

2.        czek gotówkowy

3.        zbiorcze zestawienie do pobrania na czek

4.        rozliczenie zaliczki (opis funkcjonowania dowodu w dowodach rozchodowych).

1.        a) Nazwa dokumentu

-  kwitariusz przychodowy – ilość egzemplarz 3

1.        b) Przeznaczenie dokument  

-  służy do udokumentowania wpływu gotówki do kasy i jest drukiem ścisłego 

   zarachowania.

1. c) Podstawa wypełnienia

-  wystawi go kasjer po przyjęciu gotówki do kasy.

1.        d) Obieg dokumentów

-          pierwszą kopię wystawionego przez kasjera kwitariusza otrzymuje wpłacający, a druga zostaje w kwitariuszu. Oryginał przekazuje się z raportem kasowym głównemu księgowemu.

1.        e) Technika wypełniania 

 

        Na ostemplowanym odcinku bloku kwitariusza wpisuje się:

-          nazwisko i imię wpłacającego,

-          Rodzaj należności,

-          Data,

 

-          W zależności od charakteru wpłaty (należność zaległą, bieżącą, za zwłokę, koszty egzekucyjne),

-          Kwota razem,

-          Słownie,

-          Podpis kasjera

 

2.        a) Nazwa dokumentu    

-          czek gotówkowy

2.        b) Przeznaczenie dokumentu  

stanowi polecenie wystawcy czeku skierowane do banku aby wypłacił określoną kwotę określonej osobie wskazanej imiennie na czeku.

2. c) Podstawa wypełnienia  

wystawia kasjer lub inny pracownik upoważniony na podstawie decyzji głównego księgowego, lub upoważnionej osoby posiadającej podpis w banku.

Czek podpisuje Dyrektor i Główny Księgowy.

2.        d) Obieg dokumentu  

Na postawie prawidłowego wypełnionego i zatwierdzonego czeku kasjer podejmuje gotówkę w banku. Oryginał czeku pozostaje w banku, odcinek w ks. czekowej pozostaje wraz z książeczką czekową w kasie. Odcinek wraca pod wyciągiem bankowym w dniu następnym. Odcinek ten jest dołączony pod raport kasowy razem ze zbiorczym zestawieniem do pobrania na czek.

2. e) Technika wypełnienia 

-          kwota do pobrania (wpis cyfrowy)

-          nazwisko i imię osoby upoważnionej do odbioru gotówki

-          kwota do pobrania (wpis słowny)

-          miejsce wystawienia

-          data wystawienia

-          pieczęć bankowa CEN

-          podpis osób upoważnionych.

 

3.        a) Nazwa dokumentu 

-          zbiorcze zestawienie do pobrania na czeku.

3.        b) Przeznaczenie dokumentu

-          służy do udokumentowania przyjęcia do kasy gotówki pobranej czekiem

    z banku.

3. c) Podstawa wypełnienia 

wystawia kasjer zgodnie z wypłaconymi i przygotowanymi do wypłaty listami płac, rachunkami i innymi dowodami kasowymi.

3. d) Obieg dokumentu

dokument ten po wypełnieniu przez kasjera oraz zatwierdzony przez Głównego Księgowego i Dyrektora (albo osoby upoważnione) zostaje załączony do raportu kasowego jako dowód przychodu

 

3. e) Technika wypełniania 

-          nazwa dokumentu

-          data

-          nr czeku

-          klasyfikacja wg rodzajów i paragrafów

-          kwota cyfrowa i słownie

-          pieczęć jednostki

 

Dowody kasowe rozchodowe

 

1.        bankowy dowód wpłaty

2.        wniosek o zaliczkę

3.        rozliczenie zaliczki

4.        polecenie wyjazdu służbowego

5.        źródłowe dowody kasowe uzasadniające wypłatę z kasy (faktury, rachunki, listy płatnicze i inne).

 

1.        a) Nazwa dokumentu

bankowy dowód wpłaty – przebitkowo w 3 egzemplarzach.

1.        b) Podstawa wypełnienia

określony dokument z którego wynika tytuł i wysokość wpłat (np. kwitariusz przychodowy, rozliczeniowy, zaliczki).

1.        c) Przeznaczenie dokumentu 

powyższy dokument służy do udokumentowania dokonanej wpłaty gotówkowej na rachunek bankowy.

1.        d) Obieg dokumentów 

wystawiony w 3 egz. BDW kasjer doręcza do banku. Bank zatrzymuje 2 egz. a trzeci ze stemplem dziennym kasjera bankowego wraca do kasy.

Załączony przez kasjera do raportu kasowego służy jako dowód rozchodu gotówki z kasy.

1.        e) Technika wypełnienia

-          kwota cyfrowo

-          kwota słownie

-          nazwa i adres jednostki (odbiorcy wpłaty)

-          nr rachunku

-          nazwa banku

-          tytuł wpłaty

-          pieczęć CEN.

 

2.        a) Nazwa dokumentu

wniosek o zaliczkę – 1 egzemplarz

3.        b) Przeznaczenie dokumentu

 

 

 

służy dokumentowaniu wypłaty zaliczki z kasy lub osób uprawnionych, będących pracownikami jednostki

 

2.        c) Podstawa wypełnienia

wniosek wypełnienia zaliczkobiorca  na podstawie zapotrzebowania na zakup materiałów, towarów .

2         d) Obieg dokumentu

wniosek o zaliczkę zatwierdzony przez dyrektora oraz głównego księgowego służy kasjerowi do wypłacenia gotówki z kasy, załączony do raportu kasowego stanowi dokument rozchodowy.

2. e) Technika wypełnienia

-          wypełnia zaliczkobiorca

-          imię i nazwisko

-          stanowisko służbowe

-          jednostka organizacyjna

-          cel pobierania zaliczki

-          kwota zaliczki (cyfrowo)

-          kwota zaliczki (słownie)

-          podpis i data – osoby sprawdzającej pod względem merytorycznym

-          data i podpis – głównego księgowego

-          data i podpis dyrektora

-          podpis kasjera

-          podpis zaliczkobiorcy.

 

3.        a) Nazwa dokumentu

rozliczenie zaliczki – 1 egzemplarz

3. b) Przeznaczenie dokumentu

powyższy dokument służy do udokumentowania rozliczenia zaliczki przez zaliczkobiorcę.

3. c) Podstawa wypełnienia

sporządza zaliczkobiorca na podstawie załączonych rachunków i faktur.

4.        d) Obieg dokumentu

druk – rozliczenie zaliczki wystawia zaliczkobiorca i wraz z załączonymi rachunkami przedkłada w księgowości w celu zatwierdzenia i sprawdzenia pod względem merytorycznym przez dyrektora i pod względem formalno – rachunkowym gł. księgowego.

Po uzyskaniu akceptacji osób upoważnionych zaliczkobiorca udaje się do kasy, gdzie kasjer dokonuje odpowiedniej operacji kasowej.

W przypadku gdy dokument wskazuje kwotę niższą niż pobrana zaliczka, różnica podlega zwrotowi do kasy. Jeżeli natomiast kwota z rozliczenia jest wyższa od  zaliczki podlega wypłacie z kasy do wysokości wcześniej ustalonej kwoty.

 

 

Stanowi załącznik do raportu kasowego jako dowód rozchodowy lub przychodowy.

3. e) Technika wypełnienia

-          pieczątka jednostki

-          data pobranej zaliczki

-          nazwisk i imię

-          kwota pobranej zaliczki

-          kwota wydatkowania

-          kwota wynikająca z różnicy pomiędzy pobraną a wydatkowaną                                                              

-          ilość załączników

-          data i podpis zaliczkobiorcy

-          słownie kwotę od wypłaty lub wpłaty

-          data i podpis gł. księgowego

-          data i podpis dyrektora

-          w rubryce 12 kasjer wpisuje:

-          słownie kwotę przypadającą do zwrotu lup wypłaty

-          podpisuje wypłaconą kwotę – kasjer z lewej zaliczkobiorca z prawej strony

-          na stronie 2 zaliczkobiorca wpisuje w rubryce 1, 2:

-          w poszczególnych pozycjach wyszczególnia rachunki

-          kwotę rachunku do każdej pozycji

-          u dołu podsumowanie poszczególnych pozycji

Rozliczenie zaliczki jednorazowej należy dokonać natychmiast po dokonaniu zakupów lecz nie później niż w terminie 7 dni, natomiast rozliczenia zaliczki stałe są obowiązkowe przed pójściem na urlop lub w końcu roku kalendarzowego.

 

5.        a) Nazwa dokumentu  

polecenie wyjazdu służbowego – 1 egzemplarz

4.        b) Podstawa wypełnienia

-          polecenie dyrektora

-          kolejowy lub autobusowy rozkład jazdy.

4. c) Przeznaczenie dokumentu

stanowi upoważnienie pracownika do wyjazdu służbowego w celu wykonania zleconych mu czynności służbowych.

4.        d) Obieg dokumentacji

-          delegację wystawia pracownik administracji lub inna osoba upoważniona przez dyrektora. Wypełnioną delegację ewidencjonuje się w rejestrze i nadaje kolejny numer,

-          prawidłowo wystawioną delegację podpisuje dyrektor w miejscu zalecającego wyjazd, wpisuje środek lokomocji,

-          po dokonaniu wyjazdu służbowego odpowiednio wypełnioną potwierdzoną w miejscu delegowania i rozliczoną delegację sprawdza, podpisuje pod względem merytorycznym dyrektor, a pod względem formalno –

 

-          rachunkowym główny księgowy lub wyznaczony pracownik księgowości. Zatwierdzona do wypłaty delegacja kierowana jest do kasy, kasjer dokonuje oceny rozliczenia delegacji, zgodnie z którą dokonuje wypłaty gotówki jeżeli koszty delegacji służbowej były wyższe od wypłaconej zaliczki bądź też przyjmuje gotówkę od kasy jeżeli koszty te były niższe, kwotę do wypłaty kwituje delegowany bądź kasjer. Rozliczona delegacja stanowi załącznik rozchodowy lub przychodowy do raportu kasowego.

 

4. e) Technika wypełnienia

w poszczególnych rubrykach wpisuje się:

 

-          imię i nazwisko, stanowisko służbowe delegowanego, miejsce docelowe, czas trwania delegacji, cel, środek transportu, data, podpis zlecającego wyjazd,

-          wysokość zaliczki cyfrowa i słownie

-          nr delegacji i podpis delegowanego

-          kwota zatwierdzona i podpis dyrektora

-          imię i nazwisko delegowanego i jego podpis

Na odwrocie:

-          miejscowość, datę, godzinę wyjazdu i przyjazdu

-          koszty ogólne cyfrowe i słownie

-          sumę do wypłaty lub zwrotu

-          ilość załączników, datę i podpis

-          sprawdzenie pod względem merytorycznym – podpis dyrektora

-          sprawdzenie rozliczenia pod względem formalnym i rachunkowym, co potwierdza swoim podpisem główny księgowy

-          do wypłaty

-          podpisy zatwierdzających

-          suma do odbioru

-          potwierdzenie, podpis (data i podpis).

 

5.        a) Nazwa dokumentu

-          lista płac – 2 egzemplarze

5.        b) Przeznaczenie dokumentu

lista płac służy do wypłaty wynagrodzenia pracownikom jednostki z tytułu wynagrodzenia za pracę.

5. c) Podstawa wypełnienia

podstawę wypełnienia listy płac są załączniki do składników wynagrodzenia występujących w jednostce:

-          umowa o pracę

-          karta pracy

-          wniosek premiowy

-          wykaz przepracowanych godzin nadliczbowych.

5. d) Obieg dokumentu

    listy płac sporządza wyznaczony pracownik działu kadr a zatwierdza do wypłaty dyrektor i główny księgowy Zatwierdzone listy przekazane są do kasjera w celu dokonania wypłaty. Kasjer otrzymuje oryginał listy, natomiast kopię otrzymują pracownicy (paski).

5. e) Technika wypełniania

-          w części nagłówkowej wpisuje się kolejny numer listy, rok i miesiąc,

-          w poszczególnych rubrykach nanosi się poszczególne elementy płac stosownie do określenia w części nagłówkowej

 

                                                       

-          w ostatniej rubryce pracownik swoim podpisem potwierdza odbiór wynagrodzenia

-          w części dolnej podlicza się poszczególne rubryki, sprawdza się zgodność obliczeń

-          poszczególne rubryki płac muszą być zgodne z rubryką płac razem

-          listy podpisują: sporządzający, sprawdzający, księgowy, pracownik kadr i dyrektor

-          listy plac nie mogą zawierać żadnych poprawek, pomyłek, ewentualne pomyłki skreśla się, wpisując obok prawidłową kwotę i parafując,

5. f) Inne źródłowe dowody kasowe dokumentujące wypłatę z kasy

-          faktury

-          rachunki

-          umowy zlecenia

-          listy wypłat

-          inne dowody

Wszystkie te dokumenty służą do wypłaty gotówki z kasy po uprzednim sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Stanowią załącznik do raportu kasowego jako dowód rozchodowy

-          zastępczy dowód wpłat – Kw dopuszcza się do stosowania tylko i wyłącznie do wypłaty niepobranych w terminie wynagrodzeń za pracę. Dowód Kw nie może być wystawiony przez kasjera. Wstawia go pracownik wyznaczony przez głównego księgowego.

 

 

 

Raport kasowy

 

1.        Sporządza kasjer – w 2 egzemplarzach na druku „raport kasowy”.

2.        Przeznaczenie dokumentu

służy do udokumentowania operacji kasowych.

3.        Podstawa wypełnienia

w raporcie kasowym umieszcza się wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki. Dowody te wpisuje się w dniu ich realizacji.

 

Po stronie przychodów wpisuje się dowody kasowe „przychodowe” tj. przychody z banku, kwitariuszy. Po stronie rozchodów wpisuje się dowody kasowe rozchodowe tj. rachunki, faktury, listy wypłat.

4.        Obieg dokumentu

oryginał raportu wraz z załącznikami kasjer przekazuje głównemu księgowemu w celu sprawdzenia i zaksięgowania. Stanowi on dowód księgowy. Kopia raportu pozostaje w kasie.

5.        Technika wypełniania

-          w lewym narożniku – pieczęć jednostki

-          części nagłówkowe:

-          raport kasowy za okres od .................... do ..................

-          numer kolejny raportu

-          symbol kasy

 

-          kolejna liczba porządkowa

-          data wpisanego dokumentu

-          rodzaj i numer dokumentu

-          wystawca dokumentu

-          kwota przychodu

-          kwota rozchodu

-          obroty ogółem: po stronie przychodu i rozchodu

-          podpisy sporządzającego i sprawdzającego

-          kasjer wpisuje ilość załączonych dokumentów.

 

Dowody bankowe

1.        Nazwa dokumentu

polecenie przelewu – przebitkowo 4 egzemplarze

2.        Przeznaczenie dokumentu

jest to zlecenie dokonania operacji finansowej przez bank z rachunku bankowego jednostki na wyszczególniony rok wierzyciela

3.        Podstawa wystawienia

-          podstawę stanowi faktura kontrahenta za dostarczany towar lub wykonaną usługę oraz inne dokumenty dotyczące zobowiązań jednostki,

4.        Obieg dokumentu

     wystawia pracownik księgowości na polecenie głównego księgowego.    

     Zatwierdzone przez gł. księgowego i dyrektora składane jest w banku przez 

     kasjera.

     Potwierdzeniem, że bank dokonał operacji finansowej jest wyciąg bankowy

     z załączonym i potwierdzonym odcinkiem przelewu.

     Wyciąg bankowy przekazany jest do księgowości w celu zaksięgowania.

5.        Technika wypełniania

-          wystawiający przelew wypełnia rubryki:

 

 

-          1, 3, 5 w poszczególnych wierszach wpisuje się nr konta bankowego oraz banku finansującego, przykłada pieczątkę

-          2, 4, 5 – wpisuje się nazwę wierzyciela, nr konta bankowego i siedziby banku wierzyciela

-          wpisuje się kwotę do zapłaty

-          data i tytuł wpłaty

-          przystawia się pieczątkę, której wzór znajduje się w banku pod którą podpisy składają osoby upoważnione.

 

II . Gospodarka środkami rzeczowymi

 

Za prawidłową gospodarkę środkami rzeczowymi odpowiedzialny jest dyrektor  który obowiązany jest zapewnić:

 

·         używanie środków rzeczowych zgodnie z ich przeznaczeniem,

·         posiadanie tylko takich środków rzeczowych i takiej ilości w jakiej są one niezbędne do wykonywania zadań,

·         ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, kradzieżą,

·         ustalenie prawidłowych zapasów materiałowych

 

 Dyrektor obowiązany jest ustalić osoby odpowiedzialne za gospodarkę środkami trwałymi i środkami o charakterze wyposażenia .

Do obowiązków tych osób należy prawidłowe oznaczenie powierzonych im pieczy środków rzeczowych przechowywanie, konserwację i zabezpieczenie przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem i kradzieżą.

W poszczególnych pomieszczeniach winny być umieszczone spisy inwentarza, w formie wywieszek lub książek ( zeszytów) inwentarzowych.

Ewidencję środków trwałych i środków o charakterze wyposażenia prowadzi się w księgach inwentarzowych. Księgę zakłada się oddzielnie dla środków trwałych i środków o charakterze wyposażenia.

Księgi inwentarzowe prowadzi komórka administracyjno-gospodarcza, zapisy w księdze inwentarzowej należy uzgadniać z komórką księgowości na koniec( półrocza , roku )

Ewidencję środków trwałych w używaniu ( o charakterze wyposażenia) w księgach inwentarzowych prowadzi się ( bez względu na wartość)

·         meble,

·         środki naukowe i dydaktyczne,

·         dywany,

·         elektroniczne maszyny do pisania i liczenia

Pozostałe środki o charakterze wyposażenia nie ujęte wyżej są traktowane jako małocenne i ujmowane są w ewidencji analitycznej ( ilościowej)

 

 

 

 

Instrukcja obiegu dokumentów inwentarzowych i środków trwałych

 

                Środki trwałe zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości są to przedmioty majątkowe, zaliczane do rzeczowego majątku trwałego ( grunty, budynki, w tym również będącą odrębną własnością lokale, budowle i inwestycje w obcych obiektach, maszyny, urządzenia, środki transportu, a także inwentarz żywy).

1.        są kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do użytkowania,

2.        wykorzystywane są na własne potrzeby lub do oddania w użytkowanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze

3.        o okresie użytkowania przekraczającym rok

4.        stanowią własność lub współwłasność jednostki

 

Rozporządzenie Ministra Finansów  z dnia 09 grudnia 1999 roku  w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ( DZ.U. nr 100 poz. 1175  wprowadziło graniczne kryterium wartości początkowej określone kwotą 3.500,oo złotych.[1]

 

     Środki te będą podlegały ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie  „011”

 

Do podstawowych środków trwałych nie zalicza się:

-          książek, dzieł sztuki,

-          środków dydaktycznych, w tym także środków transportu służących do nauczania, wychowania w szkołach i w placówkach kultury, także aparaty, videa, sprzętu nagłaśniającego, projektów filmowych, urządzeń świetlnych. Przedmioty majątkowe nie zaliczone do środków trwałych są traktowane jako wyposażenie i ewidencja szczegółowa prowadzona jest w księgach inwentarzowych.

 

Pozostałe środki trwałe w używaniu

 

  Do pozostałych środków trwałych zalicza się:

-          środki dydaktyczne, i pomoce naukowe

-          meble i dywany

-          oraz inne wyposażenie ze względu na wysoką wartość nabycia i długi okres użytkowania ( np.: maszyny elektroniczne do liczenia oraz pisania)

 

Dokumentacja księgowa stosowana w obrocie inwentarzowym

1.        Przyjęcie środka trwałego – OT

2.        Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – MT

3.        Protokoł zdawczo odbiorczy środka trwałego

4.        Likwidacja środka trwałego – LT

5.        Księga inwentarzowa

 

1.        a) Nazwa dokumentu

przyjęcie środka trwałego – ilość egz. 2

1.        b) Przeznaczenie dokumentu

OT – jest dokumentem służącym za podstawę do przyjęcia na stan ewidencyjny w księdze inwentarzowej środka trwałego

1.        c) Podstawa wypełnienia

-          faktura

                                                             

-          protokoł przekazania (odbioru)

-          MP Nr .......... dotyczy symbolu klasyfikacyjnego

1.        d) Obieg dokumentu

-          oryginał otrzymuje księgowość

-          kopia pozostaje w aktach jednostki

1.        e) Technika wypełnienia

      Strona 1

-          numer bieżący, datę i nazwę środka trwałego

-          krótka charakterystyka środka trwałego

-          nazwa dostawcy lub wykonawcy

-          numer i datę dowodu dostawy (zakupu)

-          nazwa użytkownika, wartość nabycia

Strona

-          podpisuje zespół przyjmujący, podpis osoby przyjmującej środek trwały,

-          ewentualne uwagi o zmianach

-          ilość załączników

-          symbol układu klasyfikacyjnego

-          kolejny numer inwentarzowy

-          na oryginale – dane dotyczące zapisów księgowych

2.        a) Nazwa dokumentu

-          zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – 3 egz.

2.        b) Przeznaczenie dokumentu

-          MT – jest dokumentem potwierdzającym dokonanie przesunięcia środka trwałego wewnątrz jednostki

2. c) Podstawa wypełnienia

-          książka inwentarzowa

-          zalecenie dyrektora jednostki

2. d) Obieg dokumentu

-          oryginał otrzymuje odbiorca

-          kopię otrzymuje księgowość

2. e) Technika wypełnienia

W nagłówku wpisuje się numer bieżący oraz przykłada pieczątkę CEN.

W poszczególnych rubrykach wpisuje się:

-          datę przeniesienia i krótkie uzasadnienie

-          numer inwentarzowy, jednostkę miary, ilość szt. cenę,

-          nazwę jednostki przekazującej i przyjmującej środek trwały

-          data i podpis zlecającego

-          data i podpis przekazującego

-          data i podpis przejmującego

-           rubryka14 służy do zapisów w księgowości

 

3.        a) Nazwa dokumentu

-          protokoł zdawczo odbiorczy środka trwałego

3.        b) Przeznaczenie dokumentu

 

-          PT – jest dokumentem służącym do protokolarnego zdania środka trwałego

3. c) Podstawa wypełnienia

-          decyzja dyrektora o sprzedaży lub przekazania środka trwałego

3. d) Obieg dokumentów

-          oryginał otrzymuje odbiorca

-          1 kopię otrzymuje księgowość

-          2 kopia pozostaje w aktach jednostki.

3. e) Technika wypełnienia

-          nr bieżący, podst. zadania oraz adres przejmującego

-          nazwa środka trwałego, krótka charakterystyka

-          wartość inwentarzowa

-          numer inwentarzowy oraz nazwę użytkownika środka trwałego

-          ilość załączników

-          podpis księgowego i dyrektora

-          data przekazania

-          podpis osoby przejmującej.

 

4.        a) Nazwa dokumentu

-          likwidacja środka trwałego LT – ilość 2 egz.

4. b) Przeznaczenie dokumentu

-          LT – jest dokumentem potwierdzającym likwidację i pozwalającym zdjąć środek trwały.

4. c) Podstawa wypełnienia

-          decyzja komisji zatwierdzona przez dyrektora

-          książka inwentarzowa.

4. d) Obieg dokumentu

-          oryginał otrzymuje księgowość

-          kopia pozostaje w aktach jednostki.

4.        c) Technika wypełnienia

W nagłówku umieszcza się pieczątkę oraz numer bieżący.

W poszczególnych rubrykach wpisuje się:

-          nazwę środka trwałego i ilość sztuk

-          numer inwentarzowy

-          orzeczenie komisji likwidacyjnej

-          data i podpis komisji

-          podpisy zatwierdzających i datę

-          zapisy księgowe.

 

5.        a) Nazwa dokumentu

księga inwentarzowa

5. b) Przeznaczenie dokumentu

Służy do ewidencji majątku jednostki będącym środkiem trwałym w używaniu, a mianowicie wyposażenia w meble, sprzęt, pomoce naukowe.

6.        c) Podstawa wypełnienia

 

-          faktura dostawy

-          protokoł likwidacji – (wypełniony w przypadku fizycznego zniszczenia danego majątku rzeczowego poparty ekspertyzą rzeczoznawcy – tam gdzie jest to wymagane).

5.        d) Obieg dokumentu

-          1 egz. księgi  w administracji

 

5. e) Technika wypełnienia

-          strony ponumerowane od 1

-          księga opieczętowana i zszyta

-          Nr przychodu

-          data

-          podstawa przychodu

-          asortyment

-          cena

-          ilość

-          wartość

-          stan wartości – narastająco.

 

 

 

 

III. Instrukcja inwentaryzacyjna

 

 Jedną z form kontroli wewnętrznej jest inwentaryzacja.

 

                Tryb i zasady przeprowadzenia inwentaryzacji oraz rozliczenia jej wyników reguluje Ustawa z dnia 29.09.1994 ( DZU. Nr 121, poz.591) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 01 sierpnia 1995 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz.U.M.F.Nr 14/ 1995 poz. 60).

 

 

 

 

                Zasady określone w niniejszej instrukcji mają zastosowanie w  Centrum Edukacji Nauczycieli.

 

Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów na tej podstawie:

 

 

1.        Doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności stanu rzeczywistego, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych.

2.        Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie.

3.        Dokonanie oceny gospodarczej, przydatności składników majątkowych,

4.        Przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej.

 

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest dyrektor.

Inwentaryzację roczną przeprowadza się w drodze:

 

1.        spisu z natury ilości poszczególnych składników majątku, ich wyceny i porównania tej wyceny z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic,

 

 

2.        uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych jednostki, stanu środków pieniężnych, należności i zobowiązań oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic,

3.        porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami weryfikacji realnej wartości składników majątku nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem.

 

Spis z natury ustala stan następujących aktywów:

 

1.        gotówki w kasie – czeków i środków pieniężnych- na koniec roku obrachunkowego

2.        środków trwałych – raz w ciągu 4 lat

3.        środków trwałych w używaniu / wyposażenia

     - objętych ewidencją ilościowo-wartościową – raz w  ciągu 4 lat

- objętych ewidencją ilościową – ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia  następnego roku.

4.        materiałów- objętych ewidencją ilościową  na ostatni dzień roku obrotowego

         Przed inwentaryzacją dokonuje się fizycznej likwidacji składników majątkowych zniszczonych, bezużytecznych w zakładzie dla uniknięcia zbędnych spisów.

Terminy i częstotliwość spisów określa dyrektor na wniosek głównego księgowego.

Projekt planu inwentaryzacji opracowuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

Inwentaryzacja na podstawie spisu z natury:

 

 

Lp.

Rodzaj czynności

Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności

1

                       2

                        3

1.

Przygotowanie składników majątkowych do spisu.

Pracownik – pracownicy komórek podlegających inwentaryzacji

2.

Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych, przygotowanie i doręczenie zarządzeń, formularzy, materiałów koniecznych do spisu.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

3.

Przeprowadzenie spisów z natury.

Zespół spisowy

4.

Kontrola prawidłowości spisów.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

 

 

                    2

                       3

5.

Wycena i ustalenie wartości

spisowych składników majątku oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.

Główny Księgowy

6.

Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

7.

Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoboru za nie mieszczące się w granicach norm lub zawinione.

Dyrektor

8.

Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym.

Główny Księgowy

9.

Uzyskane zatwierdzenia wniosków przez dyrektora.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

10.

Ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie.

Główny Księgowy

11.

Ocena przydatności gospodarczej składników majątkowych objętych spisami, postawienie wniosków

w sprawie zagospodarowania zapisów zbędnych.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

 

 

 

 

W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołane zostaną zespoły spisowe. Zespół spisowy składa się z trzech osób. Skład zespołu spisowego ustala na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej dyrektor. W decyzji powołującej zespół spisowy powinny być zamieszczone:

co najmniej:

·         data wydania decyzji,

·         imiona i nazwiska przewodniczącego i pozostałych członków zespołu spisowego,

·         wskazanie miejsca inwentaryzacji i rodzaju składników majątkowych podlegających inwentaryzacji ( np. podstawowe i pozostałe środki trwałe , gotówka, druki ścisłego zarachowania itp.),

·         określenia daty lub czasokresu przeprowadzenia inwentaryzacji ( przy powołaniu komisji inwentaryzacyjnej wskazuje również dzień na który inwentaryzacja ma być zakończona),

·         podpis dyrektora- kierownika jednostki.

 

Decyzja/ zarządzenie dyrektora jednostki jest:

 

·         legitymacją dla zespołu spisowego do podjęcia czynności inwentaryzacyjnych,

·         poleceniem dla osoby materialnie odpowiedzialnej do zaprzestania normalnej działalności i podjęcia współpracy z zespołem spisowym,

·         dla komórki księgowości informacją do rozpoczęcia inwentaryzacji i jej zakresie oraz momencie, na który należy doprowadzić stan zapisów księgowych, a inwentaryzację rozliczyć.

 

Na członków zespołów spisowych powołuje się osoby o przygotowaniu fachowym, zapewniającym prawidłowość spisu, umiejętność właściwego identyfikowania przedmiotów spisu, ustalenia ich ilości oraz stanu (jakości)

Spis z natury powinien zapewniać obiektywne- bezstronne ustalenie stanu rzeczywistego. Dlatego w skład zespołu spisowego nie może wchodzić osoba sprawująca nadzór nad spisywaniem składników.

 

Uprawnienia i obowiązki przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej:

1.        Stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz w sprawie zmian lub uzupełnień w ich składzie.

2.        Przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych.

3.        Organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie – do tych prac należy w szczególności sprawdzenie czy:

 

a)       środki trwałe i wyposażenie w użytkowaniu są oznakowane, a w pomieszczeniach, w których się znajdują zostały wywieszone aktualne spisy,

b)       materiały podstawowe – na składzie zostały poukładane wg ustalonych grup w sposób przejrzysty, umożliwiający łatwy dostęp oraz łatwe i szybkie ich policzenie – przy każdym artykule znajdującym się w magazynie winna być umieszczona wywieszka zawierająca nazwę artykułu, materiały zakupione ze środków inwestycyjnych winny być składowane oddzielnie od pozostałych materiałów,

4.        Prowadzenie rozliczenia zespołów spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania.

5.        Stawianie w uzasadnionych przypadkach w sprawie:

-          zmiany terminu inwentaryzacji,

-          inwentaryzacji niektórych składników majątku na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku.

6.        Zarządzenie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie spisu.

7.        Kontrolowanie przygotowań do spisów oraz przebiegu spisu z natury.

8.        Kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji.

9.        Dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie.                                                     

10.     Ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i powstanie wniosków w sprawie ich rozliczenia.

11.     Przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych.

12.     Stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku.

 

Obowiązki zespołu spisowego:

1.        Przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym.

2.        Takie zorganizowanie pracy, aby normalna działalność inwentaryzowanej komórki nie doznała zakłóceń.

 

3.        Terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji.

 

Spis z natury rzeczowy i pieniężnych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistych ich ilości i wpisaniu do arkusza spisu z natury.

                Rzeczywistą ilość z natury rzeczywistych i pieniężnych składników majątku ustala się przez przeliczenie.

 

Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za stan składników majątku objętych spisem składa zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie, stwierdzające, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do księgowości. Wpis do arkusza następuje bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składniku majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.

                Wyniki spisu z natury rzeczywistych składników majątku należy umieścić na arkuszach spisu z natury. Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze i rubryki z wyjątkiem rubryk „cena i wartość” oraz podpisują arkusze i przedkładają do podpisania we właściwym miejscu osobom materialnie odpowiedzialnym.

Arkusze spisu z natury oraz materiały pomocnicze używane przy ustaleniu ilości są dowodami księgowymi i muszą być wypełnione w sposób przewidziany dla dowodów księgowych. Niedopuszczalne jest więc przerabianie cyfr lub treści, wymazywanie itp. Niedozwolone poprawki jak również wypełnienie ołówkiem. Niewłaściwe zapisy należy poprawić przez przekreślenie liczby lub treści nieprawidłowej – wpisanie powyżej lub obok liczby lub treści prawidłowej i umieszczenie obok zapisu poprawionego podpisu członka zespołu spisowego i

osoby materialnie odpowiedzialnej. Dokonując inwentaryzacji składników majątku w stanie zero należy również wypełnić arkusz spisowy, przy czym w rubryce „ilość” należy wpisać „0”. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją dowodów przyjęcia i wydania materiału lub innych dokumentów przychodowych i rozchodowych umieścić klauzulę o treści następującej:          „Niniejszy arkusz                                                     

zawiera od 1 do ...... pozycji” natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza z natury należy skasować.

                Arkusze spisu z natury sporządza się przez kalkę w 2 egzemplarzach, a przy inwentaryzacji zdawczo – odbiorczych w 3 egzemplarzach.

Oryginał otrzymuje księgowość za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, a kopie osoba materialnie odpowiedzialna. Po zakończeniu spisu zespół spisowy składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie zawierające:

1.        Rozliczenie z przydzielonych druków.

2.        Informacje o wszystkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach.

 

 

Inwentaryzacja środków trwałych podstawowych jak w używaniu będzie dokonywana nie rzadziej niż raz na 4 lata.

     Druki stosowane do przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

     ( w załączeniu  na końcu  instrukcji.)

 

 

 

    INWENTARYZACJA KASY

 

Inwentaryzacja kasy jest jedną z  form kontroli, które w odniesieniu do stanu gotówki powinny być przeprowadzane nie tylko na koniec roku obrotowego, ale również w ciągu roku, w nie zapowiedzianych terminach.

Inwentaryzację roczną sporządza się na arkuszu spisu z natury, okresową na  drugiej stronie raportu kasowego z adnotacją:

* Sprawdzono

* data

* stan zgodny ze stanem wykazanym w saldzie raportu kasowego, albo

     * stan niezgodny z saldem wykazanym w raporcie kasowym

* podpis i pieczątka imienna kontrolującego

 

UPROSZCZONY SPIS Z NATURY

 

Uproszczony spis z natury dotyczy:

·         książek

·         środków zbiorów specjalnych

Szczegółowe zasady ewidencji materiałów bibliotecznych zawarte jest w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 05  listopada 1999 roku. (DZ.U. nr 93 poz. 1077)

 

 

POTWIERDZENIA SALD ROZRACHUNKÓW

 

Jednostka przeprowadza na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
* środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

* należności, pożyczek i zobowiązań,

Nie wymagają pisemnego potwierdzenia sald należności i zobowiązania wobec kontrahentów( osób fizycznych) nie prowadzących żadnych ksiąg.

oraz

salda określone w art.26 ust.1, pkt.3 ustawy między innymi:

·         należności sporne i wątpliwe,

·         należności i zobowiązania wobec pracowników,

·         z tytułu publiczno-prawnych

 

 

W myśl ustawy o rachunkowości art. 4 ust. 3 odstępuję od pisemnego potwierdzenia sald na kwotę wartości przesyłki pocztowej poleconej obowiązującej w momencie wystawiania potwierdzeń .

     Uzgodnienie sald rozrachunków odbywa się w formach:

·         pisemnej – na drukach ogólnie dostępnych,

 

·         poprzez potwierdzenie teleksem lub faksem,

·         sporządzenie informacji o zadłużeniu lub należności  na kartce papieru bez stosowania druku, zamieszczając dane kontrahenta, numer i kwotę faktury, czego to saldo dotyczy,

·         telefonicznie, z tym że w takim wypadku należy sporządzić  z przeprowadzonej rozmowy krótką notatkę zawierającą:

-          numer konta analitycznego,

-          kwotę salda tego konta ( ze wskazaniem strony „Wn”lub ”Ma”,

-          wyszczególnienie pozycji składających się na saldo ( nr f-ry, kwotę)

-          numer konta bankowego,

-          podpis osoby potwierdzającej z pieczątką imienną i firmy

 

IV. Dokumentacja remontowa

 

1.        Kosztorys inwestorski.

2.        Umowa o pracę remontowo – budowlaną.

3.        Protokoł technicznego odbioru robót.

4.        Rachunek wykonawczy.

5.        Dokumentacja przetargowa.

 

    Zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych ogłoszona w Dz.U.Nr 76 poz. 344  z póżniejszymi zmianami  wszelkie prace remontowo – budowlane muszą być przeprowadzone przetargiem, w wyniku którego jednostka wybierze wykonawcę spełniającego warunki określone w ustawie o zamówieniach publicznych.

 

1.        a) Nazwa dokumentu

Kosztorys inwestorski

1.        b) Przeznaczenie dokumentu

-          służy do określenia nakładów jakie jednostka poniesie na planowane roboty remontowo – budowlane.

Opracowany zgodnie z zarządzeniem wykonawczym do Ustawy o zamówieniach publicznych (Dz.Ust. 140/ 94 poz. 793).

1.        c) Podstawa wypełnienia

Dane wskaźnikowe cen robót remontowo – budowlanych wydanych przez Urząd Zamówień Publicznych i innych opracowań wskaźnikowych.

 

 

                                

1.        d) Obieg dokumentacji

Dokument sporządza osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia budowlane.

Kosztorys zatwierdza zamawiający. W przypadku wysokiej wartości remontów kosztorys należy uzgodnić z Sejmikiem Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie.

 

 

Zatwierdzony kosztorys jest podstawowym dokumentem wyjściowym do ogłoszenia przetargu na wykonawcę robót.

2.        a)  Nazwa dokumentu

-          umowa o pracę remontowo – budowlane – winna być sporządzona w oparciu o Zarządzenie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 30 grudnia 1994 roku (Dz.U.Nr 140/94 poz. 794) – w ilości 2 egzemplarzy.

2.        b) Przeznaczenie dokumentu

Formularz służy do zawarcia umowy między stronami w zakresie remontów bieżących, kapitalnych.

2. c) Podstawa wypełnienia

Wykonanie określonych czynności przez zleceniobiorcę.

2. d) Obieg dokumentu

Po wypełnieniu i podpisaniu dokumentu przez każdą ze stron oryginał otrzymuje zleceniobiorca, a kopia pozostaje w aktach placowki do chwili wykonania określonych czynności warunkujących wystawienie rachunków i wypłatę należności.

2. e) Technika wypełniania

W części nagłówkowej: data zawarcia umowy, adres zleceniobiorcy oraz nr dowodu osobistego a ponadto:

-          wyszczególnienie czynności do wykonania,

-          wysokość ustalonego wynagrodzenia za wykonanie umowy,

-          termin wykonania umowy oraz termin zapłaty,

-          inne warunki umowy nie wymienione,

-          podpisy zleceniodawcy i zleceniobiorcy, pieczątki.

 

 

 

 

3.        a) Nazwa dokumentu

Protokół końcowego lub częściowego technicznego odbioru robót – ilość 2 egz.

3.        b) Przeznaczenie dokumentu

     Protokoł komisyjnego przyjęcia robót – podstawa wypłaty wynagrodzenia.

4.        c) Obieg dokumentu

 

Po stwierdzeniu wykonania przez zleceniobiorcę czynności wynikających z umowy – wypełniony i podpisany protokół kompletuje się z umową i rachunkiem, dostarcz się do księgowości celem wynagrodzenia.

3. d) Technika wynagrodzenia

-          na podstawie zlecenia dyrektora w sprawie odbioru robót zleceniobiorcę w obiekcie, ustala się datę i skład komisji,

-          wyszczególnienie wykonanych robót wg umowy o dzieło nr z dnia .........

                                                                 

-          stwierdzenie ewentualnych usterek z podaniem terminu ich usunięcia

 

-          inne wnioski komisji – zlecenia i roboty dodatkowe,

-          podpisy komisji oraz wykonawcy.

 

Rachunek powykonawczy

 

                Rachunek po wykonaniu robót winien zawierać szczegółowy opis wykonanych prac zleconych z podaniem obmiaru oraz ceny za wykonane czynności zgodnie z obowiązującymi normami budowlanymi.

                Rachunek winien zawierać zestawienie zużytych materiałów własnych oraz inwestora.

                Z sumy ogólnej należy w końcowej kwocie odjąć wartość materiałów powierzonych wykonawcy na określoną robotę.

                Rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę winien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym prze inspektora nadzoru wskazanego przez zleceniodawcę. Rachunek sprawdzony przez inspektora nadzoru wraz z umową oraz protokół końcowego technicznego odbioru robót przekazany zostaje do księgowości w celu dokonania zapłaty przelewem na konto wykonawcy.

                Rachunek winien być zaakceptowany do wypłaty przez dyrektora i głównego księgowego

 

 

 

WYKAZ PRZEPISÓW PRAWNYCH W OPARCIU , O KTÓRE ZOSTAŁA OPRACOWANA INSTRUKCJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

 

 

1.        Ustawa z dnia 29 września  1994 r „ o rachunkowości Dz.U.121  poz. 591

2.        Ustawa z 29 września 1994 „Prawo Budżetowe” tekst jednolity Dz.U.121 poz.591

3.        Rozporządzenie Rady Ministrów z 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych ( Dz. U. nr 40 poz. 174)

4.        Uchwała nr 57 Rady Ministrów z dnia 23 maja 1983 r w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej ( Monitor Polski Nr 22 , poz. 124)

5.        Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 02 sierpnia 1991 w sprawie szczegółowych zasad i trybu wykonywania budżetu państwa ( Dz.U.nr 76 poz.333) z późniejszymi zmianami

6.        Zarządzenie Ministra Finansów z dnia 01 sierpnia 1995 roku w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków ( Dziennik Urzędowy Ministra Finansów Nr 14 , poz. 60)

7.        Ustawa o finansach publicznych ( Dziennik Ustaw nr 155 z 1998 poz.


 

 [B1]Ą